Cosa si intende per conservazione digitale dei documenti

Un tempo si scolpiva la pietra per lasciare un segno del passaggio dell’uomo nella storia, poi fu inventata la carta e da quel momento il mondo cambiò inevitabilmente; oggi stiamo assistendo all’ennesimo cambiamento che elimina quasi del tutto l’utilizzo della carta a favore del digitale. Purtroppo non tutti sono ancora in grado di comprendere o di accettare questo cambiamento e molte aziende, sia private che pubbliche, non riescono ancora a fare quel passo in avanti che è anche previsto per legge. Stiamo parlando della conservazione digitale dei documenti, da non confondere con il backup.

Partiamo da un aspetto pratico e di facile comprensione con un esempio quotidiano che potrebbe capitare a chiunque: un appunto importante viene scritto su un foglio di carta e riposto semplicemente in un cassetto. A distanza di anni la necessità di poter leggere quell’appunto si fa impellente ma la memoria vacilla e non si ricorda più dove è stato riposto, come fare? L’unica risposta è quella di continuare a cercare sperando in un colpo di fortuna e nel caso venga ritrovato bisogna essere anche fortunati che il documento sia ancora leggibile, in caso contrario non ci può essere alcuna soluzione perché il documento è andato perso in maniera definitiva. Questo è uno dei vari scenari che si possono presentare con i documenti in formato analogico (cartaceo) e in molti casi è stata una delle cause di problematiche anche gravi di cui sono state oggetto sia aziende private che la pubblica amministrazione o addirittura i privati cittadini.

Ecco perché negli anni si è cercato di digitalizzare tutto ciò che è possibile in quanto una documentazione digitale, se ben conservata, è impossibile da perdere e può essere sempre consultata per qualsiasi motivo. Con la conservazione digitale dei documenti(come spiegato qui https://www.savinosolution.com/conservazione-digitale/) si consente a chiunque lo desideri, per motivi ovviamente inerenti con i contenuti, di poter accedere alla consultazione senza problemi e in poco tempo, in questo modo si possono: dimezzare tutti i tempi della burocrazia, fornire alle aziende la storia completa ed esauriente di un argomento specifico, fare in modo che i cittadini possano consultare le documentazioni necessarie per qualsiasi azione debbano compiere, permettere alla pubblica amministrazione di tagliare le spese di gestione del cartaceo e fornire un servizio migliore alla cittadinanza.

Le norme per la digitalizzazione dei documenti

Bisogna tornare indietro fino al 2004 per trovare l’inizio della rivoluzione digitale dei documenti anche se inizialmente era una sorta di bozza che non prevedeva norme precise e non forniva molte garanzie. Nel 2014, dopo ben 4 anni di discussioni e cambiamenti, si è arrivati a stipulare leggi competenti e pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale. Prima di questa data non si era mai parlato di formati per la conservazione e non essendo specificato ognuno faceva un po’ a modo suo, creando forse più confusione e rallentando maggiormente ogni genere di iter. Con la nascita delle leggi si arriva anche a specificare i formati consentiti per la conservazione che vengono basati su alcuni parametri molto importanti al fine di permettere che possano essere sempre correttamente visionati da chi li desidera. Questi parametri sono:

  • diffusione, indica la quantità di enti, aziende e persone che adottano il formato;
  • funzionalità, ovvero tutti i modi che l’utente ha a disposizione per elaborare i dati;
  • portabilità, che deve essere indotta secondo gli standard; la capacità di poter gestire un ampio numero di formati;
  • diffusione di lettori adeguati per quel formato e per l’elaborazione dei dati.

Prima di concludere bisogna però fare una differenza tra conservazione dei dati e backup. Questi due termini non vanno confusi in quanto uno riguarda la conservazione dei documenti mentre l’altro riguarda una semplice copia di quei dati da conservare in server o su dispositivi esterni. Il backup può riguardare gli stessi dati più e più volte al fine di evitare il danneggiamento o la perdita accidentale dei dati dovuti a eventi malevoli.